K.V.K.K.
Aydınlatma Metni
Kişisel verilerinizi, aşağıda bilgilerini verdiğimiz veri sorumlusu sıfatıyla, gizlilik ilkelerine bağlı ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun, satış kanallarımız üzerinden elde etmekte ve gizli tutmaktayız. Bu belge ile aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmekte ve kişisel verilerinizin işlenmesi için açık rızanızı istemekteyiz.
Unvan: HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.
MERSİS Numarası: 0434005275000011
Adresi: İnköy Mah Eskişehir Karayolu Bulv. Güneş Kiremit Sit. No 63/1 Merkez/KÜTAHYA
Telefon: 0 274 225 04 25
Faks: 0 274 225 04 26
E-mail: info@hatipoglugunes.com
Ad, soyad, T.C. kimlik no, tabiyeti, ülke, şehir, pasaport numarası, verildiği yer ve tarihi, imza, oto plaka no, şirket, mesleği, adres, e posta adresi, telefon numarası, yük bilgileri kayıt işlem bilgileri, ödeme bilgileri, talep veya şikâyet verileri, web site verileri, işlem güvenliği bilgileri ile kamera kayıtlarını, yaptığımız işin yürütülmesi başta olmak üzere, “www.hatipoglugunes.com” adresinden erişebileceğiniz, Hatipoğlu Güneş Kiremit ve Tuğla Sanayi A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) belgesinde düzenlenen amaçlarla, Kanun’un 5. ve 6. maddelerine uygun işlemekteyiz. Kişisel verilerinizi, aynı adresten erişebileceğiniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda öngörülen sürelerde, gereken her türlü teknik ve idari tedbirleri alarak korumakta, bu sürenin bitimini izleyen periyodik imha süresinde (6 ay) silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmekteyiz.
Kişisel verilerinizi mevzuat ve açık rızanızla, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortakları, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile sosyal medya hesabımızda, Kanun’un 8. maddesine uygun belirlenen amaçlarla yurt içinde; Kanunun 9. maddesinde belirtilen şartların sağlanması halinde yurt dışında paylaşabilmekteyiz.
Faaliyetlerimiz ile ilgili olarak iletişim bilgileriniz üzerinden sunduğumuz ürün ve hizmetler hakkında bilgilendirme, yeni ürün ve hizmetlerin tanıtımı, özel teklifler için izin vermeniz halinde ticari elektronik iletileri göndermekteyiz. Bu iletimleri isteğiniz üzerine durdurmaktayız.
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.
AÇIK RIZA BEYANIM
Yukarıda açıklanan tüm hususlarda tarafıma gerekli aydınlatma yapıldığını, Hatipoğlu Güneş Kiremit ve Tuğla Sanayi A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile Saklama ve İmha Politikası’nı okuduğumu ve anladığımı, 6698 sayılı Kanunun 11. maddesi kapsamındaki haklarımı bildiğimi beyan eder; Veri sorumlusunun güvenlik, denetim, sağlık gibi meşru menfaatler, sözleşme ya da kanundan kaynaklanan nedenlerle sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda toplanan kişisel verilerimin işleme amacı ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesine, ticari elektronik ileti almayı;
Açık Rızam ile Kabul Ediyorum Kabul Etmiyorum
Tarih :………/……../………………
Veri Sahibi
Adı Soyadı :……………………………………………
T.C. Kimlik No: ……………………………………… İmza :……………………………….
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Hedef Kitle: HATİPOĞLUGÜNEŞ Kiremit ve Tuğla Sanayi A.Ş. tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: HATİPOĞLUGÜNEŞ Kiremit ve Tuğla Sanayi A.Ş. Kişisel Veri Sorumlusu
Versiyon: 1.0
Onaylayan: HATİPOĞLUGÜNEŞ Kiremit ve Tuğla Sanayi A.Ş. tarafından onaylanmıştır.
İÇINDEKİLER
1. GİRİŞ 3
1.1. Amaç 3
1.2. Kapsam 3
1.3 Dayanak 3
1.4 . Tanımlar 3
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI 5
2.1. işisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması 5
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 5
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi 5
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 5
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi 5
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 6
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi 7
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması 7
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması 7
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ 8
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER 9
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI 9
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI 9
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları 9
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması 9
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi 10
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi 10
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı 10
8. YÜRÜTME 10
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI 11
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler 12
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar 14
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları 15
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
GİRİŞ
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte ve iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) düzenlenen, kişisel veri işleme ilkelerine uyumuna yönelik benimsenen temel prensipleri açıklamaktadır. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş bu prensipler uyarınca, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
Amaç
Bu Politika ile HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş Kanun’a uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanması amaçlanmaktadır. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik önlemler alınacak, gerekli iç prosedürler oluşturulacak, farkındalığın yükseltilmesi için gerekli tüm eğitimler yapılacaktır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için gerekli tüm önlemler alınarak uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulacaktır.
1.2. Kapsam
Politika, HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3 Dayanak
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş’nin kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili mevzuat ile bu düzenlemelere uygun Politika uygulanacaktır. Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler Politika ile HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
| Açık rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
| Başvuru Formu | Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu. |
| İlgili kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Kişisel veri sahibi | Kişisel verileri HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi. |
| Kişisel verilerin silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
| Kişisel verilerin yok edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
| Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
| Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Periyodik imha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Veri sahibi / İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Temsilcisi | Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
2.1 işisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
2.3 HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel veriler, güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ve plan ve programlı çalışılmaktadır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işleme zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, kişisel verileri işlenebilir.
Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerinin korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.
i. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. meşru menfaatlerinin sağlanması içinzorunlu olması,
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. yönetim, insan kaynakları, idari işler mali işler (muhasebe-finans), planlama-lojistik-bilgi işlem, üretim, ürün geliştirme-kalite, ar-ge pazarlama-satış, satın alma iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri, kişisel veri işleme amaçlarına bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresinde ki alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.
Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla paylaşılabilmektedir. Yabancı ülkelerle kişisel bilgi aktarımı söz konusu değildir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 6.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’a iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’a başvurabilir.
7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’a iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş., kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.
İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni” (Ek-6), “Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi” (Ek-7) “Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni” (Ek-8), “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni” (Ek-9), “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni” (Ek-10), “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” (Ek-11) ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın internet sitesinde (www.hatipoglugunes.com) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Ek 6- Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni
Ek 7- Tedarikçi Gizlilik ve Kişisel Verileri Koruma Sözleşmesi
Ek 8- Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni
Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni
Ek 10- İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni
Ek 11- Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler
| Veri Kategorileri | Kişisel Veri |
| Kimlik | Ad, Soyad Anne- Baba Adı Anne Kızlık Soyadı Doğum Tarihi Doğum Yeri Medeni Hali Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No TC Kimlik No Pasaport Numarası Geçici TC Kimlik Numarası Cinsiyet Bilgisi TC Kimlik Kartı Sürücü Belgesi |
| İletişim | Adres E Posta Adresi İletişim Adresi Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP) Telefon No |
| Lokasyon | Bulunduğu yerin konum bilgileri v.b. |
| Özlük | Bordro Bilgileri Disiplin Soruşturması İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları Özgeçmiş Bilgileri Performans Değerlendirme Raporları |
| Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb. |
| Müşteri İşlem | Fatura Senet Çek Bilgileri Giriş-Çıkış Bilgileri Sipariş Bilgisi Randevu Bilgisi |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri Kamera Kayıtları |
| İşlem Güvenliği | İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi) IP Adres Bilgileri İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri Şifre ve Parola Bilgileri |
| Risk Yönetimi | Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi |
| Finans | Bilanço Bilgileri Finansal Performans Bilgileri Kredi ve Risk Bilgileri Malvarlığı Bilgileri Banka Hesap Numarası IBAN Numarası |
| Mesleki Deneyim | Diploma Bilgileri Gidilen Kurslar Meslek İçi Eğitim Bilgileri Sertifikalar |
| Pazarlama | Alışveriş Geçmişi Bilgileri Anket Çerez Kayıtları Kampanya Çalışmasıyla Elde Edilen Bilgiler |
| Görsel Ve İşitsel Kayıtlar | Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü, Ses Kaydı |
| Kılık Ve Kıyafet | Kılık ve kıyafete ilişkin bilgiler |
| Sendika Üyeliği | Sendika üyeliği bilgileri |
| Sağlık Bilgileri | Engellilik Durumuna Ait Bilgiler Kan Grubu Bilgisi Kişisel Sağlık Bilgileri Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları Test Sonuçları Muayene Verileri Reçete Bilgileri |
| Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler |
| Aile Bilgileri | Çocuk Sayısı Aile Cüzdanı Eş Çalışma Bilgileri Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri |
| Çalışma Verileri | Departmanı Çalışma Şekli Mesleği Referansları Son çalışılan şirket bilgileri |
| İmza | Kişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel işaretler |
| Web Site Kullanım Verileri | Başvuru Formu Doldurulma Tarihi Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları Son Login Tarihi IP Adresi |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Anket Verileri Firma’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. |
| İtibar Yönetimi Bilgisi | Firma’nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler. |
| Olay Yönetimi Bilgisi | Firma’nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler. |
| Sigorta | Özel Sigorta Verileri Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri |
| Araç Bilgileri | Araç plakası, marka, model, model yılı, motor şasi numarası, ruhsat tescil tarihi, ruhsat örneği, hasarsızlık bilgileri |
| Uyum Bilgileri | Uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
| Denetim ve Teftiş Bilgileri | İç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler |
| Yabancılarda Oturma İzni Bilgileri | Yabancılarda Oturma İznine Ait Bilgiler |
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Ücret Politikasının Yürütülmesi
Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
İş Ortakları, Tedarikçilerin Bilgiye ve Tesislere Erişim Yetkilerinin Planlanması, Yönetimi
İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış Kayıtlarının Toplanması
Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
XXXXXXXXXXXXX Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı |
| Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler | Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı |
| Hissedarlar | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişiler | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın ticari faaliyetlerine ilişkin |
| İş Ortakları | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı bankalar | İş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç ve faaliyetleri ile sınırlı |
| Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine gore HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı |
| Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren kurum veya kuruluşları | Yürüttükleri faaliyet alanlarına giren konular ile ilgili sınırlı |
| Özel Sigorta Şirketleri | Özel sağlık, emekllik, BES uygulamaları | Özel sigorta kayıt ve bildirimleriyle kapsamıyla sınırlı |
| Yönetim Kurulu Üyeleri | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. Yönetim Kurulu Üyeleri | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı |
| Hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı |
| Avukat | İlgili mevzuat uyarunca avukat yetkisine sahip avukatlar | Şirket faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı. |
| Tedarikçi | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’a veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar | HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş.’ın dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı |
| Danışmanlar | Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar | Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar |
| Denetçiler | İlgili mevzuat uyarunca denetim yetkisine sahip denetçiler | Mevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları |
Kişisel Verilerin Saklama Ve İmha Politikası
İÇİNDEKİLER
1. AMACI 1
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI 1
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR. 1
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER. 2
4.1 Teknik Tedbirler. 2
4.2 İdari Tedbirler. 3
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER. 4
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler. 4
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 4
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 4
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi 4
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 5
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ 5
8. PERSONEL. 5
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA.. 6
10. YÜRÜRLÜK. 6
EK 1- Veri Saklama ve İmha Süreleri 7
EK 2-Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu. 8
EK 3- Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönerge. 9
1. AMACI
HATİPOĞLUGÜNEŞ KİREMİT VE TUĞLA SANAYİ A.Ş. (“HATİPOĞLUGÜNEŞ”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
CRM
MS SQL Server
E-Posta Kutusu
Microsoft Office Programları
Görüntü Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
Birim Dolapları
Klasörler
Arşiv
SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
- Veri sahiplerine ait kişisel veriler, HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından özellikle:
- Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
- İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
- Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
- Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
- Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, HATİPOĞLUGÜNEŞ’ın meşru menfaatinin olması,
- Kişisel verilerin HATİPOĞLUGÜNEŞ’ın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
- Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
- İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
- Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
HATİPOĞLUGÜNEŞ, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, HATİPOĞLUGÜNEŞ bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
4.1 Teknik Tedbirler
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.2 İdari Tedbirler
- Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
- İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak HATİPOĞLUGÜNEŞ içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
- HATİPOĞLUGÜNEŞ personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün HATİPOĞLUGÜNEŞ ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
- Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonrada devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
- HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
- İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
- Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleri verir.
- HATİPOĞLUGÜNEŞ, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
HATİPOĞLUGÜNEŞ ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
HATİPOĞLUGÜNEŞ kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak HATİPOĞLUGÜNEŞ aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. HATİPOĞLUGÜNEŞ kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
HATİPOĞLUGÜNEŞ kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda HATİPOĞLUGÜNEŞ serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
HATİPOĞLUGÜNEŞ, kişisel verileri işlendikleri amaç için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; HATİPOĞLUGÜNEŞ’in veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda HATİPOĞLUGÜNEŞ bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
8 .PERSONEL
Kanun kapsamında HATİPOĞLUGÜNEŞ veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirilecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde HATİPOĞLUGÜNEŞ’ı temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak Atakan MUTLU Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri HATİPOĞLUGÜNEŞ Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme www.hatipoglugunes.com internet sitesinden ilan edilecektir.
10. YÜRÜRLÜK
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri
EK 2- Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi | İmha Süresi |
| Kimlik | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İletişim | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Lokasyon | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Özlük | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Hukuki İşlem | Yargı kararının kesinleşmesinden itibaren 5 yıl İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Müşteri İşlem | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | 30 Gün | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İşlem Güvenliği | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Risk Yönetimi | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Finans | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Mesleki Deneyim | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Pazarlama | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sendika Üyeliği | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sağlık Bilgileri | 15 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Aile Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışma Verisi | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Web Sitesi Kullanım Verileri | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İtibar Yönetimi Bilgisi | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Olay Yönetimi Bilgisi | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İmzalar | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sigorta Bilgileri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Araç Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Uyum Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Denetim ve Teftiş | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Yabancı Oturma İzni Bilgileri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
EK 2-Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
| Personel | Görev | Sorumluluk |
| Personel Sorumlusu | Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
| İdari Mali İşler Sorumlusu | Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
| Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
KVKK Başvuru Formu
Başvuru Tarihi : …. / …. / ……
1. Veri Sahbinin Kimlik ve İletişim Bilgileri
Ad-Soyadı :
T.C. Kimlik /Pasaport/Kimlik Numarası :
Tebligat Adresi :
Cep Telefonu :
Telefon Numarası :
Faks Numarası :
E-posta Adresi :
HATİPOĞLUGÜNEŞ ile İlişkiniz :
Müşteri:
Çalışan:
Diğer:
Cevabın Tarafınıza Bildirilme Yöntemi :
Posta:
e Posta:
Fax:
2. Talep Konusu
Kişisel verilere ilişkin talebinizi aşağıda “Talep Konusu” bölümünden yararlanarak yazabilirsiniz. Varsa bilgi ve belgeleri Form’a ekleyiniz.
Başvuruda bildirmiş olduğum bilgi ve belgelerin doğru olduğunu, Şirketinizin başvurumu sonuçlandırabilmesi için ek bilgi ve belge talep edebileceğini, ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücreti ödemem gerekebileceğini beyan ve taahhüt ederim.
Yukarıda belirttiğim talepler doğrultusunda, başvurumun değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini rica ederim.
*Kişisel veri sahibi 19 yaşından gün almamış ise ebeveynleri ya da velayet sahibi, vesayet altında ise vasisi, ilgili kişinin bu yönde açıkça vekalet vermiş olduğu kişiler bu durumu belgelemeleri halinde başvuru yapabilir.
Başvuruda Bulunan İlgili Kişi
Adı Soyadı :
İmza :
Başvuru Yöntemi
BAŞVURU YOLU
BAŞVURU YAPILACAK ADRES
BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK
BİLGİ
1. Yazılı Olarak Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla
Başvuru
İnköy Mahallesi Güneş Kiremit Sitesi No 63/1 Merkez KÜTAHYA
Başvurunun konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla
hatipoglukiremit@hs01.kep.tr
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
3. Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru
info@hatipoglugunes.cm
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Talep Konusu
1. Şirketinizin hakkımda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek istiyorum.
2. Eğer HATİPOĞLUGÜNEŞ hakkımda kişisel veri işliyorsa bu veri işleme faaliyetleri hakkında bilgi talep ediyorum.
3. Eğer HATİPOĞLUGÜNEŞ hakkımda kişisel veri işliyorsa bunların işlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek istiyorum.
4. Eğer kişisel verilerim yurtiçinde veya yurtdışında üçüncü kişilere aktarılıyorsa ,bu üçüncü kişileri bilmek istiyorum.
5. Kişisel verilerimin eksik yada yanlış işlendiğini düşünüyorum ve bunların düzeltilmesini istiyorum.
6. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini talep ediyorum.
7. Eksik veya yanlış işlendiğini düşündüğüm kişisel verilerimin aktarıldığı üçüncü kişiler nezdinde de düzeltilmesini istiyorum.
8. Kişisel verilerimin kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığını düşünüyorum ve bu çerçevede kişisel verilerimin üçüncü kişiler nezdinde de silinmesinin veya yok edilmesinin bildirilmesini talep ediyorum.
9. HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından işlenen kişisel verilerimin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edildiğini ve bu analiz neticesinde Şahsım aleyhine bir sonuç doğduğunu düşünüyorum. Bu sonuca itiraz ediyorum.
10. Kişisel verilerimin Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradım. Bu zararın tazminini talep ediyorum.
Doldurmuş olduğunuz bu başvuru formu, HATİPOĞLUGÜNEŞ ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak eksiksiz ve isabetli olarak ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresi içerisinde cevap verilebilmesi için düzenlenmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için HATİPOĞLUGÜNEŞ, ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti gibi) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden veya belirttiğiniz adreslere cevaplarımızın gönderimi sırasında oluşabilecek aksaklıklardan dolayı Şirketimiz sorumluluk kabul etmemektedir.
HATİPOĞLUGÜNEŞ tarafından doldurulacaktır.
Tarih: …. / …. / ………
Teslim Alanın Adı Soyadı: ………………………………………………………..
İmza: ………………………….
